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Nuestros Servicios

En INGETIC brindamos asesoría y colaboramos con usted para que su empresa u organización disponga de métodos prácticos y eficientes de trabajo, basados en soluciones de software con tecnología de punta.
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Dokument – Sistema de Gestión Documental

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Dokument – Sistema de Gestión Documental

Nuestro Software de Gestión Documental – Dokument – es una aplicación que permite el tratamiento, conservación, publicación y trabajo sobre documentos físicos y electrónicos (ya sean documentos escaneados o que se haya creado originalmente en digital).

Aporta soluciones a las necesidades primarias de gestión documental de las empresas, permitiendo gestionar cómodamente documentos mediante control de versiones, flujos de trabajo asociados, publicación remota o búsqueda avanzada a texto completo.

Su empresa seguramente necesita:

Espacio para almacenar sus archivos físicos.

Encontrar sus documentos.

Mejorar la conservación y seguridad de la información.

Clasificar y organizar sus documentos cronológicamente.

Contar con una copia digital de los documentos.

Capturar una imagen digital del visitante.

Nuestro Software Dokument:

Nuestro Software para la gestión, organización y control de documentos y archivo en su empresa: manejar todo el ciclo de vida del documento, incluyendo su creación, recibo, revisión, retención y destrucción.

Diga adiós a la pérdida de documentos.

Información accesible desde cualquier lugar.

Los usuarios trabajan juntos en una misma plataforma y mejoran su productividad.

Clasifique su información, usted decide que es importante.

Usted tiene el control, configure la seguridad de acuerdo los roles y áreas de su empresa.

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Consultas

¿Tiene problemas con la organización física de sus archivos?
¿Necesita acceder más rápido a sus documentos?

Dokument, Es una herramienta para la gestión, organización y control de documentos y archivo en su compañía. Maneja todo el ciclo de vida del documento, incluyendo su creación, recibo, revisión, ubicación, retención y destrucción.

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Depuración y Limpieza de documentos

La implementación de nuestro Sistema de Gestión Documental “Dokument”, incluye los siguientes servicios:

Realizar el proceso limpieza de materiales metálicos (ganchos cosedora, ganchos legajadores, clips y otros) de cada una de las carpetas y documentos. Esta eliminación se realiza con el más mínimo cuidado para no deteriorar el documento.

Como producto de la organización de los documentos se separa y relacionan aquellos documentos que hayan superado su tiempo de conservación e inventariarlos. Así mismo, se deberá hacer una relación de documentos objeto de eliminación y preparar las actas correspondientes.

Realización de depuración al interior de cada carpeta retirando las copias o fotocopias del documento original que se encuentren repetidas, siempre y cuando en las mismas no exista alguna actuación especial que deba ser conservada.

Organización Documental

Organizamos y digitalizamos su archivo físico, implementando normas (Ley 594 de julio 14 de 2000 y ISO 15489) y una metodología para garantizar su ordenación, preservación y seguridad física.

Diseño de política que define la organización y conservación documental de su empresa.

Organización física del archivo de acuerdo estándares de conservación de documentos.

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Creación de la tabla de retención documental y TVD

La Tabla de Retención Documental es un listado de las series documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Se ordenan siguiendo el trámite administrativo.

Conservan el orden original.

Representan continuidad en el tiempo.

Puede dividirse en subseries.

Digitalización de Documentos

Las grandes ventajas que ofrece la tecnología digital para hacer frente a los retos impuestos a la archivística moderna, se ven como obvias. La imagen digital es hoy una herramienta alternativa para difundir el contenido informativo de los archivos, permitiendo que las colecciones documentales estén “fuera del alcance” físico de las nocivas manipulaciones de que son objeto, por su razón de ser.

Ingetic, ofrece un servicio profesional mediante el cual se escanean e indexan documentos físicos en un archivo electrónico, los cuales mediante dicho proceso se convierten en documentos digitales que van a una base de datos para su posterior consulta.

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Metas que realizaremos en su Empresa:

Racionalizar y seleccionar la producción documental con el fin de garantizar la conservación de la información vital optimizando así los procesos de recuperación y consulta.

Establecer los principios de clasificación, ordenación y descripción archivística, en las fases del ciclo vital de acuerdo a lo estipulado en la Ley 594 de 2000.

Suministrar los aspectos constitutivos y metodológicos sobre la tabla de retención documental de tal forma que permita comprensión como herramienta para la organización de los archivos de gestión.

Facilitar la consulta de los documentos tanto en los archivos de gestión como en el archivo central.

Al implementar un sistema de gestión electrónica de documentos su empresa obtiene:

Incremento en productividad: 71,9 %.

Ahorro en costes directos de material: 12,000 por documento o lo que es lo mismo, $2.700.000 anuales por cada archivador que haya en la empresa.

Ahorro de $260.000 por cada documento mal clasificado.

Ahorro incalculable cuando un documento no aparece.

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Características del Software

Nuestra Solución de Control de Acceso Smart Access, cuenta con las siguientes características:

Facilidad de Mantenimiento

La Plataforma tendrá unos procedimientos de mantenimiento muy sencillos que permitan su realización remota por parte de personal técnico especializado y autorizado. Este requerimiento estará presente desde el diseño de la plataforma.

Código seguro

Todo el código necesario para el funcionamiento de la plataforma deberá garantizar la seguridad e integridad de la información. Integración con otras fuentes de Información como correo, software de gestión documental.

Auditoría

El software deberá permitir registrar pistas de auditoría en todas las transacciones sensibles, apoyando a la transparencia de los procesos y garantizando la confiabilidad de la información administrada. Toda operación realizada, sea transaccional o informacional, deberá ser registrada y almacenada históricamente en términos de poder ser auditada.

Seguridad y Confidencialidad

Cada usuario deberá ser responsable del segmento de información que le corresponda administrar. De modo que los accesos deberán estar soportados por distintos Perfiles de Usuario organizados con combinaciones dinámicas posibilitando ser administradas por un Súper Administrador.

Contacte con Nuestro Equipo de Expertos en TIC’S.